Lupa uudistaa -tapahtuman puheenaiheena julkisen sektorin menestystekijät

Uudistuksen lähtökohdat

Tämän päivän ja huomisen julkinen sektori tarjoaa yhdenvertaisia palveluja yhä moninaisemmalle joukolle ihmisiä. Jotta palvelut saadaan toimimaan kaikille parhaalla mahdollisella tavalla, on niiden oltava sekä ihmislähtöisiä että monimuotoisia. Siksi julkisella sektorilla tarvitaan yhä parempaa yhteistyötä niin organisaatioiden sisällä kuin monissa tapauksissa laajemmassa ekosysteemissä, ja uudistuksia on kyettävä läpiviemään yhdessä henkilöstön ja asiakkaiden kanssa entistä lyhyemmässä ajassa ja entistä vaikuttavammin.

Uudistamisen lähtökohta on julkisen hallinnon strategia, joka näyttää yhteistä suuntaa. Pohjimmiltaan uudistuksessa on kyse julkisen sektorin toimintakulttuurista ja uudenlaisista tavoista tehdä työtä – sen keskiössä ovat tehokkuus, yhteistyö ja johtajuus. Uudistumiseen ei tarvitse pyytää lupaa, sillä tahtotila on yhteinen.

1. Tärkeintä on aloittaa ja toimia ketterästi

Uudistumisen kannalta ratkaisevaa on uskallus lähteä kokeilemaan uutta sekä edistämään asioita toivottuun suuntaan riittävän pienin askelin. Epävarmuutta on opittava sietämään, sillä ratkaisut eivät usein ole alussa selviä, eikä kaikkiin kysymyksiin ole valmiita vastauksia. Olennaista on kyky kuvitella toivottuja hyviä tuloksia, jotta nähdään se tavoite, jota kohti ollaan menossa. Onnistumiset mahdollistaa ketterä kokeilukulttuuri ja jatkuva testaus. Avainasemassa ovat oppimisen nopeus ja jatkuva uudistumiskyky.

2. Tiedon tehtävä on lisätä ihmisten kyvykkyyttä

Tiedolla johtaminen ei ole tekninen harjoitus, vaan aktiivista ongelmanratkaisua, jossa on huomioitava myös muut kyvykkyydet ja asiat, kuten ihmisten asenteet ja osaaminen sekä prosessit. Oleellista on se, miten ihmisten käytös ja toimintatavat muuttuvat tiedolla johtamisen avulla. Siksi onnistuminen riippuu raporttien ja dashboardien sijaan ihmisten halusta, tahdosta ja osaamisesta. Nämä edellyttävät organisaatioilta omistajuutta ja sitoutumista. Tiedolla johtaminen on tärkeää, sillä johtamisessa on laajalti kysymys ongelmien ratkaisemisesta.

Lisäksi tietomassat on saatava kaikkien saavutettavaksi ja dataa on jalostettava oikein – jotta tieto olisi myös hyödyllistä, on se esitettävä tarvitsijoilleen ymmärrettävässä muodossa. Tämä edellyttää asianosaisten osallistumista tiedolla johtamista koskeviin hankkeisiin. Samalla kyetään osoittamaan myös tiedon vaikuttavuus.

Toisinaan arvokas datalähde voi olla yllättävässä paikassa. Domain-osaaminen auttaa tunnistamaan ne paikat, joihin kannattaa katsoa. Tyypillinen tiedolla johtamisen haaste on se, että dataa ja erilaisia datasettejä on paljon, mutta niiden merkitystä ja taustalla olevia ilmiöitä ei ymmärretä riittävästi. Siksi asiaa tulee lähestyä kahdesta suunnasta: ymmärtää ilmiötä ja tunnistaa datalähteitä. Tässä tarvitaan sekä teknologinen ratkaisu että ihmisten tuomat erilaiset näkökulmat kunkin ilmiön ymmärtämiseen ja mallintamiseen.

Myös tiedolla johtamisessa pätevät muutosjohtajuuden yleiset periaatteet: aktiivinen viestintä, käyttäytymisen muutos sekä oikeat asenteet ongelman ratkaisemiseksi. On tärkeää, että jalostettu data kytketään toimintamallien muuttamiseen, eli siihen mitä on mahdollista tehdä eri tavalla datastrategian käyttöönoton jälkeen. Ihmiset saadaan ymmärtämään datan tärkeys kokeilujen ja näyttöjen kautta.

3. Moderni johtaja osallistaa, antaa vastuuta ja näyttää suuntaa

Kompleksisessa ympäristössä ei voida päättää asioista etukäteen ja yksipuolisesti, vaan oppiminen, ymmärrys ja oikean suunnan löytäminen tapahtuu yhdessä tekemällä. Keskiössä ovat ihmiset, jotka tahtovat tehdä merkityksellistä ja hyvää työtä. Siksi ketterä uudistuminen edellyttää johtajuutta kaikilta ja kaikilla tasoilla. Asetetun tavoitteen on oltava paitsi selkeä, myös yhteinen. Uudistuksilla tulee tavoitella vaikuttavuutta ja tuloksia, ihmisten hyvinvointia unohtamatta. Johtajan egottomuus auttaa ihmisiä onnistumaan – tämä edellyttää sitä, että johtaja palvelee organisaatiotaan sekä purkaa esteitä tavoitteiden tieltä. Johtajan ei tarvitse olla organisaation suurin tähti, vaan hänen tulee auttaa muita onnistumaan ja loistamaan.

Uudistuksen tulee perustua yhteistyöhön alkaen strategiasta aina käytännön tasolle, ja siihen on osallistettava ne henkilöt, joita se koskettaa. Aktiivinen osallistuminen edellyttää paitsi psykologista turvallisuutta, myös tiedon läpinäkyvyyttä. Lisäksi oppimiselle tarvitaan aikaa ja tukea. Koska ketterät toimintamallit vaativat uudenlaista johtamista, kannattaa myös johtoryhmää valmentaa.

Uudistuksissa tarvitaan kumppaneita, jotka kykenevät tuomaan lisäarvoa vaikeiden ongelmien ratkaisemisessa. Heidän tulee ymmärtää se toimintaympäristö, jossa ollaan. Lisäksi osaajien näkemyksiin tulee luottaa.

4. Uudistuminen tapahtuu ketterien moniosaajatiimien avulla

Tehokas moniosaajatiimi on itseohjautuva joukko ihmisiä, jotka pääsevät hyödyntämään osaamistaan löytämällä ratkaisuja tärkeiksi koettujen ja yhdessä määriteltyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Vain monimuotoinen tiimi kykenee palvelemaan monimuotoisia asiakkaita sekä ratkaisemaan monimutkaisia ongelmia. Se ylittää siilot ja perinteiset organisaatiorajat, muodostuen niistä, joita ongelma koskettaa. Moniosaajatiimien poikkitieteelliset työskentelytavat auttavat saavuttamaan paremmat läpimenoajat sekä lisäämään läpinäkyvyyttä ja laatua. Samalla henkilöstön motivaatio ja sitoutuminen paranee, sillä he pääsevät näkemään oman työnsä tulokset.

Uudistumisella tulee tavoitella vaikuttavuutta ja tuloksia tärkeiden asioiden puolesta, mutta sen ajurina tulee olla ihmisten kokemus ja hyvinvointi. Uudistumiseen ei tarvitse eikä kannata ryhtyä yksin, vaan on tärkeää löytää ympärilleen sitä edistävät kumppanit ja verkostot.

Lupa uudistaa -tapahtumaan puhujina toimivat Eeva Kaunismaa Valtiovarainministeriöstä, Markku Heikura ja Sanni Luoto Verohallinnolta, Markus Kühn, Pasi Rautio ja Teemu Toivakka Helsingin kaupungilta sekä Katja Metsola, Tuomas Syrjänen, Anne-Mari Fagerström, Sami Räsänen, Janne Heikkinen, Janetta Ekholm ja Ida Rainio Futuricelta.

Tapahtuman kuvitukset Salla Lehtipuu.

Tapahtuman tallenteen voit katsoa täältä.