Moniosaajatiimeillä menestykseen muuttuvassa maailmassa

Julkisen sektorin vuosikymmenien aikana tapahtuneen siiloutumisen seurauksena sen toimintamallit ovat tyypillisesti ketjutettuja ja perustuvat yksilösuorituksiin. Ihmisten on päästävä ideoimaan ratkaisuja yhdessä, mielessään kokonaiskuva siitä, miksi asioita tehdään. Muuten työn merkityksellisyys vähenee ja riskit lisääntyvät – esimerkiksi teknologianäkökulmaa ei voi jättää viimeiseksi, sillä silloin pitkällekin edennyt hanke saatetaan joutua suunnittelemaan uudestaan. Edellä kuvatut ilmiöt korostuvat sekä kansallisessa että kansainvälisessä yhteistyössä.

Tulevaisuudenkestävän julkisen sektorin organisaatiokulttuuri kykenee vastaamaan nopeaan muutokseen ja kansalaisten odotuksiin sekä motivoimaan henkilöstöä. Nämä tavoitteet toteutuvat parhaiten silloin, kun ihmiset pääsevät ratkaisemaan ongelmia yhteistuumin: tehokas moniosaajatiimi on itseohjautuva joukko ihmisiä, jotka pääsevät hyödyntämään osaamistaan monipuolisesti löytämällä ratkaisuja tärkeiksi koettujen ja yhdessä määriteltyjen tavoitteiden suhteen.

Kuinka tehokas moniosaajatiimi muodostetaan

Moniosaajatiimien rakentaminen alkaa konkreettisen ongelman määrittelemisestä: mitä ollaan ratkaisemassa ja millaista osaamista sen ratkaisemiseksi tarvitaan? Mitä aikaisemmin asianosaisten kanssa luodaan keskusteluyhteys, sen paremmin tunnistetaan oikeat haasteet ja siihen liittyvät osaamistarpeet. On ensisijaisen tärkeää, että ryhmä on riittävän monimuotoinen, jotta se kykenee palvelemaan monimuotoisia asiakkaita sekä ratkaisemaan monimutkaisia ongelmia.

Seuraavaksi tiimille kirkastetaan visio siitä, mitä heiltä halutaan ja mitkä ovat hankkeen tavoitteet. Työhön vaikuttavat tekijät priorisoidaan johdonmukaisesti – näitä ovat esimerkiksi budjetti, laki ja asetukset, teknologiset valmiudet sekä mahdolliset toimintaympäristön muutokset. Näin ihmisille luodaan viitekehys sille, mitä kohti hankkeessa on tärkeää edetä sekä konkretisoidaan se, kuinka eri alojen asiantuntijat voivat osaltaan asioihin vaikuttaa. Tiimillä pitää olla pääsy tarvittaviin osiin organisaatiosta, jotta ratkaisu kulkee myös laajemmasta näkökulmasta oikeaan suuntaan palvellen koko organisaation tavoitteita.

Tiimin kanssa on tärkeää olla selkeät pelisäännöt – niin sisäisesti kuin asiakkaiden ja sidosryhmienkin suuntaan. Tämä varmistaa yhteistyön sujuvuuden sekä sen, että ihmiset ovat saatavilla ja sitoutuneita. Tiimin yhteisiä pelisääntöjä ja toimintatapoja tulee sekä kunnioittaa että tarkastella säännöllisesti, jotta pystytään toimimaan tilanteesta riippumatta sopivammalla mahdollisella tavalla. Yhteisiä pelisääntöjä muodostettaessa on hyvä kiinnittää huomiota siihen, että ne palvelevat avointa tiedon jakamisen kulttuuria sekä rohkaisevat kommunikointiin ja päätöksentekoon suoraan niiden tahojen kesken, joilla on kokonaisuudesta ja sen osista paras näkemys.

Kun vuorovaikutusta ylläpidetään aktiivisesti, tieto pidetään sitä tarvitsevien ulottuvilla, moniosaajatiimin työ etenee sujuvasti. Mikään ei ole turhauttavampaa kuin epätietoisuus siitä, onko tarvittava tieto olemassa, ja jos on, niin kenellä on ajantasaisin näkemys. Myös osallistaminen on tärkeää: kaikkien tiimissä tulee kuunnella sekä loppukäyttäjiä että asianosaisia organisaatioita tarkasti ja aktiivisesti.

Kansainvälisyys on moniosaajatiimien vahvuus – sitä tarvitaan, koska julkisia palveluja käyttävät erilaisista taustoista tulevat erilaiset ihmiset. Suomessa työskentelee kasvava ja kansainvälinen joukko IT-alan huippuammattilaisia, joiden näkemyksen hyödyntäminen edistäisi julkishallinnon palvelujen kehittämistä, sillä he kykenevät analysoimaan palveluja vertaamalla niitä muiden maiden vastaavaan tarjontaan. Helsingin strategia luoda maailman toimivin kaupunki alleviivaa tätä näkemystä. Lisäksi tiimien kansainvälistyminen tarjoaa maahanmuuttajille mahdollisuuden työskennellä julkishallinnossa, jota kehitettäessä kommunikoidaan yhä useammin englanniksi. Siksi on tärkeää huolehtia siitä, ettemme aseta esteitä erilaisista taustoista tuleville ja esimerkiksi suomen kieltä taitamattomille henkilöille.

Kansainvälisiä tiimejä muodostettaessa on huomioitava se, että etäisyyden vaikutukset ovat monitahoiset. Tiimin on tiedostettava paitsi sen kulttuurinen diversiteetti, myös aikavyöhykkeiden asettamat lähtökohdat. Lisäksi vähemmistöä edustava ryhmä saattaa kokea itsensä ulkopuoliseksi, mikäli vuorovaikutukseen ei kiinnitetä erityistä huomioita: avainsanoja ovat yhteisestä tavoitteesta muistuttaminen, keskinäisen kunnioituksen osoittaminen sekä joustavuus. Onnistunut kansainvälinen yhteistyö sitä, että ryhmän jäsenet tuntevat toisiaan kohtaan luottamusta.

Itseohjautuvuus on mielentila

Itseohjautuvuus syntyy, kun johto osoittaa luottamusta tiimilleen antamalla sen tehdä itsenäisiä päätöksiä sekä kommunikoida esimerkiksi asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa ilman välikäsiä. Mitä enemmän valtuuksia tiimille annetaan, sitä tehokkaammin se voi toimia. Itseohjautuvuutta tukemaan tarvitaan myös päätösten läpinäkyvyyttä kaikkiin suuntiin sekä johdon suunnalta aitoa kiinnostusta sekä ajallista panostusta tutustua kehitettäviin palveluihin esimerkiksi demojen kautta. Itseohjautuvuus tarvitsee myös laajempaa tarttumapintaa; tässä johto on hyvä kumppani löytämään yhdessä koko organisaatiota palvelevan suunnan.

Ketteryys ei ole valmis malli vaan mielentila, jota johdon on osattava vahvistaa. Tiimien ja organisaation itseohjautuvuutta ei voida taata kopioimalla yleisesti tunnettuja malleja. Siksi itseohjautuvaa mielentilaa tulee kehittää yhdessä organisaationa, sillä moniosaajatiimeissä työskentely voi olla aluksi vaikeaa yksin tekemiseen tottuneille. Turvallinen ympäristö mahdollistaa yhteisen ajattelun kohdentamisen ideointiin, positiiviseen kyseenalaistamiseen ja kompleksien ongelmien ratkomiseen. Pitämällä yhteinen päämäärä jatkuvasti läsnä, tiimi pystyy navigoimaan sitä kohti luontevasti– tarinankerronta on tärkeä osa moniosaajatiimin onnistunutta johtamista.

Parempi tulevaisuus tehdään yhdessä

Moniosaavien tiimien työskentely ohjaa kulkemaan oikeaan suuntaan nopeammin, tuottaen lopulta myös vastinetta rahalle. Kun ratkaisuja iteroidaan vaiheittain, onnistumisten todennäköisyys kasvaa ja riskit pienenevät. Sekä henkilöstön ja asiakkaiden tyytyväisyys kasvaa, sillä inhimillisesti syntynyt tehokkuus on omiaan poistamaan turhautumisen tunteita. Kukapa meistä ei tahtoisi nähdä työnsä kädenjälkeä tai asioida palveluissa, jotka kokee helpoiksi käyttää? Siksi avoin ja rohkea tiedonjako kannattaa. Ketteryyden avulla reagoidaan nopeasti, kehitetään tekemistä sekä vältetään sudenkuopat, joista voi tulla jopa skandaaleja. Pitkällä tähtäimellä henkilöstön kokonaiskyvykkyys kasvaa, sillä moniosaajatiimeissä tiimiläiset pääsevät jakamaan tietoa keskenään sekä oppimaan toisiltaan uusia asioita – näin luodaan jopa täysin uusia yhteyksiä. Tyytyväinen henkilöstö parantaa laatua, asiakastyytyväisyyttä ja jopa turvallisuutta. Silloin julkishallinnosta tulee halutumpi kumppani niin kansalaisille ja työntekijöille kuin sen toimittajille ja sidosryhmille.

Janetta Ekholm, Head of Ways of Working

Carita Niskanen, Senior Consultant

Kirjoittajat työskentelevät Futuricella ketterien ja tehokkaiden moniosaajatiimien pelinrakentajina.

Ylellä luotetaan moniosaajatiimien voimaan

Ketterästi toimivan moniosaajatiimin hyödyt on todettu myös Ylen digitaalisten palvelujen kehittämisessä. Tuoteomistaja päättää mitä tehdään, ja tiimi päättää miten tehdään. Todellista tarvetta palvelevat ja ajantasaiset ratkaisut syntyvät ketterästi kehittämällä, eivät kaavamaisesti valmiiden suunnitelmien perusteella.

– Tapio Korpela, Projektipäällikkö, Yle

Tavoite maailman parhaasta julkishallinnosta ja ihmislähtöisistä palveluista toteutuu yhdessä tekemällä. Lue lisää lähestymistavastamme ja asiakastöistämme julkishallinnon parissa täältä.