Futurice logo

Tulevaisuusajattelu avaa mahdollisuuksien maailman

15-12-2020Public Sector

Yhteiskuntamme ei ole milloinkaan muuttunut niin paljon yhtä lyhyen ajan sisällä kuin viimeisen vuoden aikana. Tulevaisuusajattelusta on tullut paitsi vaikeampaa, myös tarpeellisempaa kuin koskaan. Miten julkisen sektorin kannattaa vallitsevassa tilanteessa toimia?

Ida Rainio

Principal Designer

Mia Muurimäki

Design Director

Kun organisaation toimintaympäristö muuttuu ennakoitavasta epävarmaksi, suoraviivainen toimintatapa ei riitä, vaan organisaatiolla on oltava suunnitelmia useiden kehityssuuntien varalle. Näiden kehittämiseksi tarvitaan kyvykkyyttä tunnistaa ympärillä tapahtuvia muutoksia sekä kuvitella niiden mahdollisia seurauksia. Tällainen kyvykkyys on mahdollista saavuttaa tuomalla tulevaisuusajattelu, eli tulevaisuuden ennakointi ja tulevaisuuteen varautuminen, osaksi organisaation arkea. Tulevaisuuden ennakointi on keskeinen osa organisaation resilienssiä eli sopeutumis- ja muutoskykyä.

Epävarmuus ei ole organisaatiolle pelkästään vitsaus. Kun toimintaympäristö on myllerryksessä, organisaatioille avautuu uudenlaisia mahdollisuuksia määritellä oma paikkansa sekä vaikuttaa siihen, millaiseksi sen tulevaisuus muodostuu. Kun tarjolla olevat vaihtoehdot tiedostetaan, voidaan valita niistä toivottavimmat sekä tehdä ne toimenpiteet, joilla toivottuun tilaan päästään.

Strategista ja ketterää tulevaisuustyötä

Tulevaisuustyötä voi tehdä kahdella tavalla: erillisinä ponnistuksina tai integroimalla se olemassa oleviin prosesseihin ja kehityshankkeisiin. Kummallekin lähestymistavalle on paikkansa, ja kumpikin tuottaa arvokasta näkemystä päätöksenteon tueksi. Tärkeää kuitenkin olisi, ettei tulevaisuustyö jäisi kertaluontoiseksi harjoitukseksi, vaan olisi osa organisaation säännöllistä toimintaa.

Erillisistä ponnistuksista paras esimerkki lienee organisaation strategiaprosessin yhteydessä tehtävä skenaariotyö. Skenaarioiden avulla organisaatio pystyy varautumaan erilaisiin tulevaisuuksiin sekä käynnistämään toimenpiteitä, joiden avulla se voi edesauttaa toivottavan tulevaisuuskuva toteutumista. Skenaariot toimivat työkaluna parhaiten silloin, kun niitä päivitetään säännöllisesti. Hyvä tapa on esimerkiksi tehdä perusteellisempaa skenaariotyötä kerran vuodessa sekä tarkastella skenaarioita puolivuosittain tai kvartaaleittain ja tarvittaessa muuttaa niitä. Näin skenaariot muuttuvat eläväksi, alkaen vaikuttaa organisaation työntekijöiden tapaan ajatella ja tarkastella maailmaa.

Strateginen ennakointi ei kuitenkaan yksin riitä varmistamaan, että organisaatiossa toteutettavat yksittäiset ratkaisut vastaavat erilaisten tulevaisuuskuvien vaatimuksiin tai kestävät aikaa. Tämän takia purskauksittaisten ponnistusten oheen tarvitaan organisaation arkiseen toimintaan kytkeytyvää tulevaisuusajattelua.

Usein arjen tekemisessä katsotaan lähelle. Kun normaaliin arkitoimintaan ottaa mukaan tulevaisuusnäkökulman, on kuin vaihtaisi lukulasit kaksiteholaseihin: näin voi katsoa yhtä aikaa sekä lähelle että kauas. Lähelle katsominen pitää organisaation toimintakykyisenä tänään, ja kauas katsominen varmistaa, että organisaatio pystyy reagoimaan nopeasti, kun totuttuihin oletuksiin tulee muutoksia.

Askeleet tulevaisuusajatteluun

Tulevaisuusajattelu on liian tärkeää, jotta sen voisi jättää vain asiaan vihkiytyneiden asiantuntijoiden tehtäväksi. Mitä arkipäiväisemmäksi ennakointi muuttuu, sen helpommaksi se on tehtävä. Neuvomme organisaation ennakointikyvykkyyden lisäämiseksi ovat:

Tee ennakointia lean-ajattelun mukaisesti, eli tunnista se, mikä tuottaa arvoa ja keskity siihen. Tuota ennakointitietoa jatkuvasti sekä organisaation omasta datasta että organisaation ulkopuolisista datalähteistä. Yhdistä tulevaisuusajattelu ketterän kehittämisen prosesseihin, jotta löydökset välittyvät kehitettäviin ratkaisuihin asti. Osallista tulevaisuustyöhön ihmisiä organisaation eri osista ja eri tasoilta. Kokeile ajatuksia herättävien prototyyppien eli provotyyppien avulla, miltä erilaiset tulevaisuuskuvat tuntuvat käytännössä, sekä testaa niitä henkilöstöllä ja asiakkailla.

Ennakointikyvykkyyden kasvattaminen kannattaa aloittaa kartoittamalla organisaation ennakoinnin ja tulevaisuusajattelun nykytila sekä ne kehityshankkeet, joissa tulevaisuusajattelua voisi alkaa pilottivaiheessa hyödyntää.

Seuraavaksi on syytä kääntää katse organisaation ulkopuolelle ja tunnistaa sen kannalta merkittävät muutosvoimat, kuten esimerkiksi trendit ja hiljaiset signaalit. Tätä varten on olemassa lukuisia digitaalisia työkaluja, mutta kartoittaminen voi tapahtua esimerkiksi jaetun dokumentin avulla. Tunnistetut muutosvoimat ovat erityisen hyvää syötettä skenaarioiden luomiseksi.

Skenaariot esittävät mahdollisia tulevaisuuskuvia ja niihin johtavia tapahtumaketjuja uskottavalla tavalla. Ne ovat tulevaisuusajattelun apuvälineitä, ja siksi niiden on syytä olla innostavia ja riittävän yksinkertaisia. Skenaarioiden perusteella tehdään johtopäätöksiä esimerkiksi siitä, millaisia teknologioita, kyvykkyyksiä, palveluja, rahoitusmalleja ja kumppanuuksia organisaatiossa tullaan mahdollisesti tarvitsemaan.

Me Futuricella autamme mielellämme kaikessa tässä, mutta lisäksi tuomme tulevaisuuden luoksesi. Autamme organisaatiotasi muun muassa valitsemaan teknologiat, joiden uskomme kehittyvän ratkaiseviksi tulevaisuudessa – hyvänä esimerkkinä tästä on OP:n kasvomaksu. Voimme myös rakentaa nopeita prototyyppejä tulevaisuuden palveluista tai uudenlaisista käyttöliittymistä. Samalla selviää se, miten palvelujen käyttäjät reagoivat ehdotettuun ratkaisuun. Autamme myös löytämään ne datalähteet, joiden avulla organisaatiosi saa merkityksellistä ennakointitietoa. Datalähteet voivat, ja niiden kannattaakin olla, sekä sisäisiä että ulkoisia. Kun datasta tehdään käytännöllisiä työkaluja, esimerkiksi dashboardeja, alkaa ajantasainen ja ennakoiva tieto tukea organisaatiossa tapahtuvaa päätöksentekoa ja johtamista.

Aika toimia on nyt – ja olemme tehneet alkuun pääsemisestä helppoa

Tulevaisuusajattelun tuomisessa organisaatioon on ensimmäinen askel vaikein, mutta sellainen, jota ei kannata jättää vallitsevassa tilanteessa ottamatta. Kokemuksemme on osoittanut, että käytännön työkalut ovat eräs tehokkaimmista tavoista uudistaa organisaation toimintaa ja kulttuuria. Siksi olemme luoneet ennakointityön käynnistämiseksi maksuttoman ja helppotajuisen työkalupakin: lataa leanin ennakoinnin työkalut tästä ja kokeile tulevaisuusajattelua käytännössä.

Oivaltavia ja innostavia hetkiä tulevaisuutesi parissa toivottavat,

Ida Rainio, Principal Designer

Mia Muurimäki, Design Director

Kirjoittajat työskentelevät Futuricella paremman huomisen rakentajina.

Ennakointia Kelalla ja HSL:llä

Kelan kanssa teimme osallistavaa ja käytännöllistä ennakointia tulevaisuuteen varautumiseksi. Kun ihmiset saavat itse aistia muutoksia, he ymmärtävät niiden väistämättömyyden ja sitoutuvat vastaamaan siihen. Näin ennakoinnista tulee osa organisaation DNA:ta.

Organisaation paras keino valmistautua tulevaisuuteen on saada ulkopuolista näkemystä sekä toimia yhdessä. Ihmisten näkökulman vaihtaminen päivittäisistä rutiineista kohti uusia mahdollisuuksia lisää motivaatiota sekä auttaa heitä tekemään parempia päätöksiä. Nautimme työpajoista ja niiden sisältö oli inspiroivaa. Projektista saadut oivallukset vahvistavat Kelaa matkalla kohti parempia sosiaalipalveluja ja tulevaisuudenkestävää toimintaa.

Maria Leinvuo, Johtava suunnittelija, Johdon tukiyksikkö, Kela

HSL:n kanssa tehty ennakointityö tarjosi näkemyksiä tulevaisuuden matkustamiseen sekä siihen, kuinka matkalippujen ostamisesta ja vahvistamisesta on mahdollista tehdä yhä sujuvampaa ja turvallisempaa.

On kokonaan eri asia, osallistuuko henkilöstö itse luovaan prosessiin vai kuulevatko he jonkun toisen näkemyksen tulevaisuudesta. Näemme paljon mahdollisuuksia tutkimustyön menetelmien hyödyntämiseen.

Viivi Lehtonen, Service Designer, HSL

Satu-Pauliina Piiparinen, Product Manager, HSL

Related Blogs
  • About
  • Services
  • Work
  • Blog
  • Contact
  • Join us

Contact

© 2020 Futurice. All Rights Reserved | Legal disclaimer | Impressum

Futurice logo

Future. Co-created.