Helsingin kaupunki: Ajantasainen tilannekuva päätöksenteon tukena

Helsingin kaupunginkanslia käynnisti useita projekteja tiedolla johtamisen vahvistamiseksi. Futurice toimi näissä kanslian kumppanina. Yhteensä projektikokonaisuuteen kuului 13 osa-aluetta, joissa kartoitettiin erilaisia mahdollisuuksia, rakennettiin data-arkkitehtuuria, toteutettiin raportteja, luotiin toimintamalleja ja tuettiin organisaation osaamisen kehittämistä ajantasaisen ja laadukkaan tiedon paremmaksi hyödyntämiseksi päätöksenteossa.

Aloitimme haastattelemalla kaupungin toimialajohtajia, pormestarien avustajia ja erilaisia tilannekuvia työssään jo käyttäviä asiantuntijoita. Haastattelujen pohjalta loimme mallin sille, milloin ja miten kaupungissa tuotettaisiin reaaliaikaisia ja automaattisesti päivittyviä tilannekuvia, ja milloin käytettäisiin muunlaista tiedonhankintaa.

Määrittelimme yhdessä yhtenäisen Azure-arkkitehtuurimallin ja muotoiluohjeistuksen kaupunkiyhteisille tilannekuville sekä tuimme mm. kaupunkiyhteisen tilannekuvan – toimintaympäristön tilannekuvan – tuottamista. Data-arkkitehtuuriin liittyvät ratkaisut ja opit on koottu pelikirjaksi, josta ilmenevät käytettävät teknologiat sekä sovitut käytännöt ja nimeämistavat.​

Kaupunginkansliassa on luotu kaupunkiyhteiset raporttipohjat Power BI -raporteille. Raporttipohjat on tehty kaupungin brändi- ja saavutettavuusvaatimusten mukaisesti ja niiden käytettävyys on testattu käytettävyysasiantuntijoiden toimesta. Raporttien koostamiseksi on myös luotu käsikirja.

Eri projekteissa saadut opit on koottu yhteen viestintämateriaaliksi, jonka avulla kaupungin tiedolla johtamisen kyvykkyyttä voi laajentaa ja nostaa entisestään.

Tiedolla johtamisen projekteissa oli kysymys ennen kaikkea kulttuurisen muutoksen käynnistämisestä Helsingin kaupungissa. Helsinki on vasta aloittelemassa kaupunkiyhteistä työskentelyä tällä saralla. Kaupungin eri toimialojen sekä kaupunginkanslian tiedon tarpeet sekä teknologiat datan hyödyntämiseen poikkeavat toisistaan tällä hetkellä varsin paljon.

Projektin aikana rakennettiin automaattisia dataputkia sekä sisäisistä että ulkoisista tietolähteistä ja järjestelmistä Helsingin kaupungin käyttöön. Kaupungin oma järjestelmäpaletti on kuitenkin laaja ja kirjava: se sisältää noin 900 järjestelmää, eikä varsinkaan vanhimmista järjestelmistä ole mahdollista saada kaikkea päätöksentekoa tukevaa tietoa käyttöön tiedolla johtamisen tarpeisiin. Toimme projektin aikana yhteen eri puolilla Helsingin valtavaa organisaatiota toimivia ihmisiä ja tunnistimme, millaisia hankkeita on käynnissä ja mitkä niistä tuottavat ymmärrystä, joka tulee aikanaan tuottamaan arvoa myös kaupungin ylimmälle johdolle.

Projektin aikana ymmärrys tiedolla johtamisesta on kasvanut niin kaupungin ylimmässä johdossa kuin toimialoillakin. Lisäksi Helsingin kaupunkiin on luotu yhteistä käsitteistöä tiedolla johtamisesta.