Helsingin kaupunki: Ajantasainen tilannekuva päätöksenteon tukena
Helsingin kaupunki etsi malleja tuottaa ajantasaista tietoa kaupungin johdolle ja päätöksiä valmisteleville asiantuntijoille. Futurice auttoi kaupunkia määrittelemään, miten ja milloin kaupunkiyhteisiä tilannekuvia kannattaisi tuottaa. Futurice myös tuki kaupunkia alkuvaiheen muutoksessa kohti tiedolla johtamista.
Ongelman kuvaus
Viimeistään koronapandemia on tehnyt näkyväksi ajantasaisten tilannekuvien tarpeen ja arvon yhteiskuntien ja kaupunkien päätöksenteossa. Helsingin kaupunki halusi keinon seurata tilannetta päivittäisellä tasolla ja käyttää ajantasaista tietoa johdon päätöksenteon tukena. Kaupunkia johdetaan mm. kaupunkistrategian avulla ja strategian muodostamiseksi tarvitaan laajasti tietoa kaupungista. Hypoteesi oli, että tilannekuvia tarvittaisiin sekä Helsingistä ekosysteeminä että Helsingin palvelujen tuotannosta.
Kohokohdat
Konkreettisten käyttötapausten avulla löydettiin ratkaisuja, jotka voidaan ottaa käyttöön heti ja skaalata myöhemmin.
Opas ja valmiit raporttipohjat Power BI -raporttien koostamiseksi.
Mitä teimme
Helsingin kaupunginkanslia käynnisti useita projekteja tiedolla johtamisen vahvistamiseksi. Futurice toimi näissä kanslian kumppanina. Yhteensä projektikokonaisuuteen kuului 13 osa-aluetta, joissa kartoitettiin erilaisia mahdollisuuksia, rakennettiin data-arkkitehtuuria, toteutettiin raportteja, luotiin toimintamalleja ja tuettiin organisaation osaamisen kehittämistä ajantasaisen ja laadukkaan tiedon paremmaksi hyödyntämiseksi päätöksenteossa.
Aloitimme haastattelemalla kaupungin toimialajohtajia, pormestarien avustajia ja erilaisia tilannekuvia työssään jo käyttäviä asiantuntijoita. Haastattelujen pohjalta loimme mallin sille, milloin ja miten kaupungissa tuotettaisiin reaaliaikaisia ja automaattisesti päivittyviä tilannekuvia, ja milloin käytettäisiin muunlaista tiedonhankintaa.
Määrittelimme yhdessä yhtenäisen Azure-arkkitehtuurimallin ja muotoiluohjeistuksen kaupunkiyhteisille tilannekuville sekä tuimme mm. kaupunkiyhteisen tilannekuvan – toimintaympäristön tilannekuvan – tuottamista. Data-arkkitehtuuriin liittyvät ratkaisut ja opit on koottu pelikirjaksi, josta ilmenevät käytettävät teknologiat sekä sovitut käytännöt ja nimeämistavat.
Kaupunginkansliassa on luotu kaupunkiyhteiset raporttipohjat Power BI -raporteille. Raporttipohjat on tehty kaupungin brändi- ja saavutettavuusvaatimusten mukaisesti ja niiden käytettävyys on testattu käytettävyysasiantuntijoiden toimesta. Raporttien koostamiseksi on myös luotu käsikirja.
Eri projekteissa saadut opit on koottu yhteen viestintämateriaaliksi, jonka avulla kaupungin tiedolla johtamisen kyvykkyyttä voi laajentaa ja nostaa entisestään.
Miksi se on tärkeää
Tiedolla johtamisen projekteissa oli kysymys ennen kaikkea kulttuurisen muutoksen käynnistämisestä Helsingin kaupungissa. Helsinki on vasta aloittelemassa kaupunkiyhteistä työskentelyä tällä saralla. Kaupungin eri toimialojen sekä kaupunginkanslian tiedon tarpeet sekä teknologiat datan hyödyntämiseen poikkeavat toisistaan tällä hetkellä varsin paljon.
Projektin aikana rakennettiin automaattisia dataputkia sekä sisäisistä että ulkoisista tietolähteistä ja järjestelmistä Helsingin kaupungin käyttöön. Kaupungin oma järjestelmäpaletti on kuitenkin laaja ja kirjava: se sisältää noin 900 järjestelmää, eikä varsinkaan vanhimmista järjestelmistä ole mahdollista saada kaikkea päätöksentekoa tukevaa tietoa käyttöön tiedolla johtamisen tarpeisiin. Toimme projektin aikana yhteen eri puolilla Helsingin valtavaa organisaatiota toimivia ihmisiä ja tunnistimme, millaisia hankkeita on käynnissä ja mitkä niistä tuottavat ymmärrystä, joka tulee aikanaan tuottamaan arvoa myös kaupungin ylimmälle johdolle.
Projektin aikana ymmärrys tiedolla johtamisesta on kasvanut niin kaupungin ylimmässä johdossa kuin toimialoillakin. Lisäksi Helsingin kaupunkiin on luotu yhteistä käsitteistöä tiedolla johtamisesta.
Lähdimme Futuricen kanssa yhdessä tutkimaan ja kehittämään aluetta, joka oli alkuvaiheessa epäselvä ja sekava. Kiitos läheisen ja toimivan yhteistyön sekä avoimen keskusteluyhteyden, kuvamme tiedolla johtamisesta omassa organisaatiossamme on huomattavasti terävämpi ja olemme saaneet otettua ensimmäiset askeleet tärkeän muutoksen polulla.
Tietoa Helsingin kaupungista
Yli 6,50,000 asukkaan Helsinki on Suomen pääkaupunki, suurin kunta ja Helsingin seudun talousalueen keskus. Helsingin kaupunki on maamme suurin työnantaja.
Haluatko lisätietoja?
Get in touch
Looking for help with an idea, brand new brief or in-flight project? Drop us a line for a straightforward conversation.